Weboldal  |  Nyomtatás
  1. Felhasználói leírás
  2. Tartalomjegyzék
  3. Belépés és kezdőlap
  4. Beállítások
  5. Ügyfél adatlap
  6. Ügyfelek
  7. Termékek és szolgáltatások
  8. Projektek
  9. Ügyfélszolgálat
  10. Bizonylatok
  11. Raktár
  12. Kimutatások
  13. Fejlesztések

Upper

CRM és számlázó rendszer

Felhasználói leírás


Kimagasló minőségű, átlátható, egyszerűen kezelhető, könnyen elsajátítható online CRM és számlázó rendszer.

Az Upper CRM rendszer használatával ügyfélkapcsolatainak, marketing kampányainak, ügyfélszolgálattal kapcsolatos teendőinek, ügyviteli és számlázási folyamatainak, valamint termékei raktárnyilvántartásának információi könnyedén összegyűjthetőek, tárolhatóak és elemezhetőek az áttekinthetőség, az értékesítés bevételek növelése, az adminisztrációs terhek csökkentése és nem utolsó sorban az ügyfelek megtartása érdekében.

Az Upper CRM rendszer bevezetésének előnyei többek között:



Copyright 6DS Idea Kft.
upper.hu

Tartalomjegyzék


Belépés és kezdőlap


Belépés

Belépéshez először írja be upper azonosítóját.
Ehhez az azonosítóhoz különböző jogosultságokkal több felhasználó is csatlakozhat, ezért a megforduló ablakban adja meg felhasználó nevét és jelszavát.

A demó rendszer kipróbálás esetén az alábbi adatokkal tud belépni:

  • upper azonosító: demo
  • felhasználónév: demo
  • jelszó: demo

Kezdőlap

A sikeres belépést követően a kezdőlapon megjelenik a naptár nézet, ahol láthatja éppen aktuális teendőit.
A naptár nézetet bármikor elérheti a jobb oldali Kezdőlap menüpontra klikkelve.

A jobb felső sarokban a Nézet feliratra klikkelve választhatja ki mit szeretne látni:

  • Naptár - összes (minden teendő látszik, a már lezártak is)
  • Naptár - függőben (a lezárt teendők nem jelennek meg)
  • Naptár - lezárva (csak a lezárt teendők jelennek meg)

A naptár jobb felső sarkában válthat időbeosztást, hogy havi, heti vagy napi bontásban szeretné megtekinteni.

Egymástól elkülönülő színek jelzik a különböző teendőket:

  • sötét kék - ügyfélhez rendelt teendő
  • világos kék - ügyfélhez rendelt kiemelt teendő
  • szürke - már lezárt teendő
  • piros - a saját cég adatlapján felvett személyes teendő
  • narancssárga - adott projekt időtartama
A naptárban egy adott teendőre klikkelve belép a hozzárendelt ügyfél adatlapjára.

A különböző teendők felvételének és karbantartásának részletes leírását az Ügyfél adatlap fejezetben találhatja meg.

A bal oldalon a felső négyzet jobb sarkában egy narancssárga számot láthat, ha érkezett új (olvasatlan) projekt, vagy ügyfélszolgálat üzenete. A saját logóra klikkelve pedig lenyíló ablakban megtekintheti milyen és hány új üzenete érkezett. A sorra kattintva közvetlenül beléphet a projektekhez vagy az ügyfélszolgálatra.

Beállítások


A Beállítások menüpont a jobb felső menüsor fogaskerék ikonjára kattintva, vagy bal oldalon a saját logó lenyíló menüjéből érhetőek el.

Választható beállítási lehetőségek:

A Beállítások menüpont kezdő oldalán statisztikák láthatóak a rögzített ügyfelek, termékek számáról, a kiállított bizonylatok és raktár bizonylatok (bevételezés/kiadás)számáról, valamint a projektekhez és az ügyfélszolgálathoz feltöltött dokumentumok által elfoglalt tárhely méretéről.
Ezek alapján naprakészen figyelemmel követheti, hogy a csomagjához kapott limit értékeket milyen mértékben vette igénybe.

Felhasználók

Amennyiben többen szeretnék használni a rendszert, úgy itt tud hozzáadni további felhasználókat.
Ehhez nyomja meg a jobb felső sarokban a kék színű Új gombot.
Ezután megadhatja a felhasználó adatait és típusát, valamint hozzá rendelheti az egyes menüpontok elérési lehetőségét.

Módosítás esetén a megadott adatokat a felhasználók listájában a névre kattintva tudja tetszőlegesen szerkeszteni.

Címkék

A címkék egyedülálló és rugalmas lehetőséget adnak termékei és ügyfelei csoportosításához.
Ezekkel kiválthatja a nehezen módosítható kategorizálást mégis tetszőleges mélységig kategóriákba tudja sorolni termékeit és ügyfeleit.

Nem szükséges a beállításoknál felvennie minden címkét használat előtt. A termék és az ügyfél adatlapokon bármikor egyszerűen csak beírhatja és az Enter-t megnyomva az automatikusan bekerül a címkék közé. A címke végleges mentése pedig az adatlap mentésével egyidőben fog megtörténni.
Minden termékhez és ügyfélhez tetszőleges számú címke illeszthető, amiket azután szabadon használhat a lekérdezéseknél és kimutatásoknál bármilyen csoportosításban.

Például, ha egy terméknél a következő címkéket adja meg: XBOX 360, Játék, Akció stb. akkor ezek minden variációjára tud kimutatást kérni.
Jelen példánkban lekérhetőek lesznek az adatok az XBOX 360-as termékekre, a játékokra, az akció játékokra és ezek bármilyen kombinációira:
[XBOX 360] [XBOX 360+Játék] [XBOX 360+Akció] [XBOX 360+Játék+Akció] [Játék] [Játék+Akció] [Akció]

Ha később más lekérdezési igényei merülnének fel, akkor egyszerűen csak felveszi az újat, vagy esetleg módosítja a meglévő címkét és máris újabb szempontok alapján csoportosíthatja lekérdezéseit. A címkék csoportos módosítására is van lehetőség a termékek és ügyfelek meüpontoban.

Amelyik címkére nincs szüksége, azt egyszerűen törölheti.

A címkék módosításához kattintson a nevére és a lenyíló menüből válasszon a szerkesztés vagy törlés lehetőségek közül.

Címke szerkesztése esetén az automatikusan mindenütt módosul.

A címkék vizuális elkülöníthetősége érdekében minden címkéhez egyedi háttér és betűszín állítható be.

Általános/Számla:

Bal oldalon az általános résznél adható meg, hogy az összegeknél hány tizedesjegyet kíván használni (0-4).

Alatta tudja kiválasztani, hogy szeretné-e, ha a bizonylatokon a vevő adatainál szerepelne az ország megnevezése is.

A gyors menü szerkesztés lehetővé teszi, hogy a képernyő legfelső sorának jobb oldalán (fekete csíkon) található úgynevezett gyors menüt tetszőlegesen testre tudja szabni. Ehhez válassza ki, mely menüpontokat szeretne onnan közvetlenül elérni.

Jobb oldalon a kiállított számlákra vonatkozó beállítások találhatóak. Itt adhatja meg a számlaszám formátumát, valamint a számlák kezdősorszámát.

Figyelem! Számla bizonylatszám formátumot és kezdősorszámot csak az első számla kiállítása előtt tud megadni.

Tetszés szerint beállítható, hogy szeretné-e, ha számláján megjelennének a példányszámok (pl. eredeti példány, másolati példány). A jelenleg érvényes jogszabályozás megengedi ugyan, hogy ezt nem kötelező feltüntetni a számlán, azonban mi azt javasoljuk, hogy kikapcsolás előtt mindenképpen beszélje meg könyvelőjével is.

Legalul a nyomtatási példányszám (2-6) adható meg.

Ha a rejtett példányszámot kijelöli, akkor minden alkalommal csak egy példány fog készülni a számlából.

Bizonylat sablonok

Jelenleg két fajta bizonylat sablon választható, azonban hamarosan bővíteni fogjuk a választási lehetőségek számát.

A sablon kiválasztásához egyszerűen klikkeljen annak képére.

E-mail sablonok

Lehetősége van előre megírt e-mail sablonok (pl. vevő tájékoztató, fizetési felszólítás stb.) rögzítésére.
Később ezeket nem kell újra begépelnie, csak kiválasztja és máris küldheti.

A csillaggal megjelölt sablonok előre definiált rendszer sablonok, azok csak módosíthatóak, de nem törölhetőek.

Az email sablonokban lévő változók alkalmazásával akár személyre szóló üzeneteket is küldhet.
A változók beillesztésével érhetjük el, hogy ügyfelünk a saját adatait láthassa a számára küldött üzenetben.

Az email sablonban a változók a következő formában jelennek meg: [#változó#]

Például a Tisztelt [#ugyfel_teljes_nev#]! beírt sor esetében ez a küldésnél Tisztelt Teszt Elek!-ként jelenik meg.

Jelenleg használató változók:

  • [#ugyfel_teljes_nev#] - az ügyfél teljes neve
  • [#sajat_teljes_nev#] - saját cégének teljes neve
  • [#projekt_elnevezes#] - projekt megnevezése
  • [#projekt_azonosíto#] - a projekt ügyfél azonosítója, amivel csatlakozni tud a projekthez
  • [#ugyfel_azonosito#] - az ügyfélszolgálat ügyfél azonosítója, amivel az ügyfélszolgálatra tud belépni
  • [#bizonylatszam#] - bizonylatszám
  • [#szamla_link#] - link hivatkozás a bizonylatokra

Üzenet sablonok

Az e-mail sablonokhoz hasonlóan készíthetünk üzenet sablonokat is. Ezeket az ügyfélszolgálatnál tudja majd kiválasztani.

Ügyfél adatlap


Az ügyfél adatlap kulcsfontosságú része a rendszernek, mivel minden ügyfeleivel kapcsolatos adatot, tevékenységet, a kiállított bizonylatokat, az ügyfélszolgálatot ezen a felületen tudja követni. Itt rögzíthetőek az új teendők, új projektek, itt találja üzenetváltásaikat, innen küldhetőek email-ek és itt van lehetősége ügyfeleinek minősítésére is.

Ügyfél adatlap

Az ügyfél adatlap alkalmas az adott ügyfél történetének (teendők, események, projektek, minősítések, kapcsolattartók, kiállított bizonylatok stb.) teljeskörű nyomonkövetésére.

Az adatlap tetején a három leggyakoribb teendő található:

  • Új teendő létrehozása
  • Új projekt létrehozása
  • Új email küldése

A jobb oldalon az ügyfél általános adatai, alatta pedig a hozzárendelt kapcsolattartók adatai láthatóak.
A "Szerkesztés" gomb segítségével szükség esetén azonnal tudja módosítani ezeket az adatokat.

Ügyfelét két féle szempont szerint minősítheti az alábbi ikonokra kattintva:
Státusza szerint lehet:
  • Meglévő ügyfél
  • Lehetséges ügyfél
  • Elveszített ügyfél
Megbízhatósága szerint lehet:
  • Kiemelt
  • Megbízható
  • Megbízhatatlan
  • Nehéz eset
  • Ismeretlen
Az adalap bal oldalán alapértelmezettként az ügyfélhez kapcsolt aktuális események (teendők és projekt teendők) és a már lezárt események (előzmények) jelennek meg. Ezeket az adott sorban a "Műveletek" menü lenyitásával közvetlenül megnyithatja, lezárhatja, szerkesztheti, vagy törölheti.
Ha a teendő, vagy projekt dátuma elmúlt már, akkor az automatikusan nem záródik le, csak egy narancssárga felkiáltó jel jelzi előtte, hogy esedésességét elveszítette.
A lezárást csak kézzel végezheti, azonban a már lezárt események is visszaállíthatóak, vagy szükség esetén új dátum állítható be hozzájuk.

A nézetet a címsor jobb oldalán található "Nézet" lenyíló menüből tudja megváltoztatni.

Attól függően, hogy az ügyfél mely adatait szeretné megtekinteni az alábbi nézetek választhatóak:
  • Események és előzmények
  • Események
  • Előzmények
  • Projektek
  • Ügyfélszolgálat
  • Bizonylatok
  • Raktár
  • Naptár - függőben
  • Naptár - lezárva
  • Naptár - összes

Új teendő

Új teendő felvitele esetén csak a megnevezés kitöltése kötelező, a többi adatot akár később is kitöltheti.
Az elmentett teendő automatikusan kék színnel megjelenik a kezdőlapon a naptár nézetben. Ha bejelöli a Kiemelt teendő négyzetet, akkor feltűnő világoskék színben fogja látni a naptárában.

Dátum választáskor a jelenlegi és a következő 2 hónapot ajánlja be a rendszer. Ha az "Egész nap" pipa be van jelölve, akkor elegendő a dátumot megadnia. Határidő (óra:perc) megadásához vegye ki a pipát.

A teendőhöz hozzárendelhető már előzőleg felvett termék/szolgáltatás. Ebben az esetben a teendőnél mind a naptárban, mind az adatlapon megjelenik, mely terméket kapcsolta hozzá.

Ha a teendőt projekthez szeretné kapcsolni, akkor hasonlóképpen a lenyíló menüből választhat az ügyfélhez rendelt projektek közül.

A leírást tetszőlegesen töltheti ki a szükséges információkkal.

Új projekt

Új projekt megnyitásához csak a megnevezés kitöltése kötelező, a további adatokat bármikor pontosíthatja.
A mentett projekt automatikusan a kezdő dátumtól a befejezés dátumáig folyamatos narancssárga színnel bekerül a naptár nézetbe.
Abban az esetben, ha bejelöli a "Folyamatos, nincs kezdés és befejezés időpont" négyzetet, akkor az a naptár nézetben nem fog megjelenni.



A lenyíló menüből kiválasztható, hogy az adott ügyfélhez, vagy közvetlenül annak valamelyik kapcsolattartójához akarja rendelni a projektet.
A leírást tetszőlegesen töltheti ki a szükséges információkkal.

A projektekkel kapcsolatos további leírást a Projektek menü-nél talál.

Új email

Új email írása esetén írhat eseti üzenetet, de választhat a Beállítások menüben már felvitt sablonok közül.
Ha sablont választ, úgy a levél automatikusan kitöltésre kerül.

A "Tovább a küldéshez" gomb hatására a kitöltött adatokkal meghívja alapértelmezett levelezési rendszerét, amelyből elküldheti az email-t.

Ügyfelek


A bal oldali függőleges menüsor ügyfelek ikonjára kattintva megjelenik ügyfeleinek listája.
A felső navigációs sorban, ha az Ügyfelek szövegre húzza a kurzort, akkor lenyíló ablakban kiválaszthatja mely csoportokat szeretné látni.

Ezek lehetnek:

Az ügyfél neve alatt szereplő címkékre kattintva pl. Szerviz, akkor a listát szűkíti azokra az ügyfelekre, akiknél szerepel az adott címke.

Az ügyfelek adatlapjának tartalmáról és használatáról a részletes leírást a "Ügyfél adatlap" fejezetben találja.

Tevékenységek

Ügyfelek karbantartása

Új ügyfelet jobbra fenn az "Új ügyfél" gombra kattintva tud felvinni. Ha a listában az ügyfél nevére kattint, akkor a lenyíló menüből választhatja ki mely tevékenységet szeretne végezni. Az adatlapra kattintva beléphet az ügyfél adataihoz, a szerkesztést választva módosíthatja adatait, törlésre pedig törölheti annak adatlapját.

Új ügyfél felvitele
Az új ügyfelek rögzítésének gyorsítása érdekében egy egyszerűsített adatlapot kell mindössze kitöltenie. Kötelező adatként elegendő az ügyfél nevét megadnia, a további adatokat ráér később is pótolni.

Amennyiben céges ügyfelet vesz fel, úgy a név mezőnél a teljes cégnevet az első mezőbe írja be. Ha a második (keresztnév) mezőt is kitölti, akkor a rendszer automatikusan magánszemélyre állítja a jogi státuszát.

A további mezők kitöltése nem kötelező, de már itt is felviheti címet, email-t és telefonszámot is.

Az ablak alján három féle mentési lehetőséget is talál, ezek:
  • Mentés és adatlap - a mentést követően egyből az adott ügyfél adatlapjára lép
  • Mentés és szerkesztés - a mentést követően a szerkesztéshez ugrik, ahol a részletes adatokat töltheti ki
  • Mentés - a mentést követően marad azon oldalon, ahol eredetileg tartózkodott
Már meglévő ügyfél adatainak szerkesztése
Az ügyfél listában kattintson a szerkeszteni kívánt ügyfél nevére és a lenyíló ablakból válassza a szerkesztés menüt.

A megjelenő űrlapon először adja meg annak jogi státuszát. A csúszkára kattintva tud váltani a cég vagy magánszemély státuszok között. Céges ügyfél esetén csak a vezetéknév mezőt töltse ki, magánszemélynél pedig a keresztnevet is.

Egy ügyfélhez tetszőleges számú email cím rendelhető. Csak gépelje be az email címet és a végén nyomja meg az Enter billentyűt, mire az automatikusan bekerül egy zöld négyszögbe. Ezzel már rögzítette is, ha törölni szeretné, akkor pedig csak kattintson zöld négyszögön belül lévő X-re és máris törlődni fog. Az email címeket folyamatosan gépelheti egymás után, mindössze arra figyeljen, hogy minden cím lezárása történjen meg az Enter billentyűvel.


Az email rögzítésével teljesen megegyező módon történik a további adatok felvitele is: mobil teleton, telefon/fax, bankszámlaszám.

Az ügyfélhez rögzíthető egy belső megjegyzés, ami az adatlapján szerepelni fog, ez azonban semmilyen bizonylaton nem fog látszani, csak a felhasználó saját magának szánt információi tárolhatóak itt.

Tetszés szerint feltöltheti az ügyfél logóját is, amely azután megjelenik az adatlapján, valamint a projekt és ügyfélszolgálgálati üzenőfalán.

A címkékről és azok használatáról részletes leírást a "Beállítások/Címkék" fejezetben talál.

Maga a címkék felvitele az email megadásához hasonlóan történik, azzal a különbséggel, hogy amint elkezdi gépelni elindul egy keresés az eddig felvitt címkék között és felajánlja a találati eredményeket. Ha olyat visz fel, amely még nem szerepel a címkék között, akkor az Enter megnyomásával automatikusan be fog kerülni.

Az ügyfelekhez tetszőleges számú cím is rögzíthető, ezeket az "Új cím" gombra kattintva tudja felvenni. A cím típusa lehet:
  • Számlázás
  • Levelezés
  • Telephely
  • Lakcím
Az "Új kapcsolattartó" gombra kattintva szintén korlátlan számú kapcsolattartó adható meg. A kapcsolattartókhoz saját, akár személyes adatokat (cím, email, mobil telefon, telefon/fax) is megadhat.

A szerkesztés lezárásához és az adatok mentéséhez nyomja meg az űrlap jobb alján található "Mentés" gombot.

Csoportos módosítása

Az ügyfelek csoportos módosításához válassza az ügyfél lista jobb felső sarkában található "Műveletek" gombot és a lenyíló menüben kattintson a "Csoportos módosítás"-ra.
Az ügyfelek kiválasztásához használja a lista bal szélén a kijelölő négyzeteket, pipálja ki a módosítani kívántakat.
Az összes ügyfél kijelöléséhez a táblázat tetején kattintson az összes ügyfél szöveg előtti négyzetre.

A lista alján kiválaszthatja milyen tevékenységet kíván végezni a megjelölt ügyfelekkel.

A címke hozzáadás/eltávolítás legördülő menüben adott címkét tud hozzárendelni, vagy törölni az ügyfelektől.
A műveletek menüben az ügyfélszolgálat lehetőségét rendelheti hozzá, vagy teheti inaktívvá.

Ügyfelek importálása

Az ügyfelek importálásához válassza az ügyfél lista jobb felső sarkában található "Műveletek" gombot és a lenyíló menüben kattintson a "Importálás"-ra.
Első lépésben készítsen ügyfelei adatairól egy CSV, XLS, vagy XLSX kiterjesztésű fájlt.
Egyszerre maximum 5000 soros táblázat feltöltésére van lehetőség, ennek megfelelően állítsa össze az adatokat.

A megjelenő képernyő bal oldalán a "Nincs fájl kiválasztva" beviteli mezőben lévő +-ra kattintva tallózással keresse meg számítógépén a létrehozott fájlt, majd nyomja meg a Feltöltés gombot. Ha sikerült a feltöltés, akkor az oldal közepén megjelennek a fájl első sorának adatai (kék alapszínnel), jobb oldalon pedig a gomb "Importált fájl törlése" feliratra változik.

A következő lépésben hozzá kell rendelni az upper megfelelő mezőit a fájl egyes oszlopaihoz.
Ehhez a jobb oldali hasábban válassza ki a megfelelő mezőneveket csoportos kijelöléssel (Ctrl vagy Shift billentyűk). Az oszlop alatt a "Kijelölt mezők hozzáadása" gombot megnyomva a középső oszlopban piros színnel megjelennek a hozzárendelni kívánt mezők.
A piros színű mezők sorrendjét fogd és húzd (drag and drop) módszerrel tetszés szerint felcserélheti.

Minden adat mellé húzza a hozzá tartozó mezőnevet, mert így fog bekerülni a rendszerbe!


Miután ezzel elkészült nyomja meg az "Előnézet frissítése" gombot és alul egy táblázatban megtekintheti és ellenőrizheti az importálni kívánt fájl első 50 sorát. Ha a táblázatban megfelelőnek látja az oszlop és a cellák adatait, akkor indíthatja az importálást. Előtte azonban még érdemes eldönteni, hogy mit csináljon az importálás során, ha azonos neveket talál a program a táblázatban. Ezeket választás szerint duplikálhatja, vagy kihagyással elvetheti, azaz csak az első találat fog bekerülni az adatbázisba.

Termékek és szolgáltatások


Törzsadatok

A termékek menüpontban a törzsadatok szerkesztéséhez kattintson jobbra fenn a "Törzsadatok" gombra.

Itt adhatja meg és szerkesztheti a termékekhez tartozó ÁFA kulcsokat, mennyiségi egységeket és VTSZ/SZJ/TESZOR számokat. Új felviteléhéz minden doboz jobb felső sarkában használja az "Új" gombot. Már meglévő törzsadat szerkesztéséhez pedig kattintson a nevére és válassza ki a tevékenységet a legördülő menüből.

Az ÁFA kulcsoknál és a mennyiségi egységeknél lehetősége van alapértelmezett kijelölésére. Termék felvitelénél ezeket az alapértelmezett értékeket fogja beajánlani a rendszer.

Termékek és szolgáltatások karbantartása

Új terméket jobbra fenn az "Új termék" gombra kattintva tud felvinni. Ha a listában a termék nevére kattint, akkor a lenyíló menüből választhatja ki mely tevékenységet szeretne végezni (szerkesztés, törlés). Csak azok a termékek törölhetőek, amelyek nem szerepelnek bizonylatokon.

Új termék felvitele, már meglévő termék szerkesztése
Új termék felvitelénél egyedül a nevét kötelező megadnia, a további adatok tetszés szerint tölthetőek ki.
A jobb felső sarokban választhat, hogy terméket vagy szolgáltatást rögzít-e. Ha termékként jelöli meg, akkor ezen termék mozgásásól FIFO (First In First Out) raktárkészlet nyilvántartás készül. A szolgáltatás jellegű termékek nem fognak bekerülni raktárnyilvántartásba.

A termékek listájában a szolgáltatásként megjelölt termékeknél az eladott mennyiség fog szerepelni, termék esetén pedig az aktuális raktárkészlet látható.

Szükség esetén egy cikkszámot és tetszőleg számú volnakódot is használhat a termékek azonosításához.
A vonalkód mezőbe lépve csak gépelje be, vagy vonalkód olvasóval húzzal le a terméken lévő vonalkódot. Amennyiben a vonalkód olvasón beállította, hogy a beolvasás végén Enter-t fűzzön a kódhoz, úgy az azonnal automatikusan bekerül egy zöld négyszögbe. Ha kézzel gépeli be, akkor a végén az Enter billentyű megnyomásának hatására történik a rögzítés. A felesleges vonalkód eltávolításához kattintson zöld négyszögön belül lévő X-re és az máris törlődni fog.

A termékek tetszőleg csoportosítására, később a kimutatásokhoz és nyilvántartásokhoz használja a címkéket.

A címkékről részletes leírást a "Beállítások/Címkék" fejezetben talál.

A törzsadatoknál rögzített ÁFA kulcsot, mennyiségi egységet, VTSZ/SZJ/TESZOR számot a lenyíló menüből választhatja ki. Ha állított be alapértelmezett értékeket, akkor azt kínálja fel a rendszer.

Minden termékhez három fajta ár (kisker, nagyker, deviza) adható meg. Bármelyik ár mezőbe belépve (nettó, bruttó) és begépelve az árat, annak megfelelő párja a megadott ÁFA kulccsal automatikusan kiszámítódik. Amelyik árat nem akarja használni, azt hagyja üresen.

A kitöltött adatlapot alul a "Mentés" gombbal tudja véglegesíteni.

Csoportos módosítása

A termékek csoportos módosításához válassza a termék lista jobb felső sarkában található "Műveletek" gombot és a lenyíló menüben kattintson a "Csoportos módosítás"-ra.
A termékek kiválasztásához használja a lista bal szélén a kijelölő négyzeteket, pipálja ki a módosítani kívántakat.
Az összes termék kijelöléséhez a táblázat tetején kattintson az összes termék szöveg előtti négyzetre.

A lista alján kiválaszthatja milyen tevékenységet kíván végezni a megjelölt termékkel.

A címke hozzáadás/eltávolítás legördülő menüben adott címkét tud hozzárendelni, vagy törölni a termékekből.
A műveletek menüben módosíthatja a kijelölt termékek jellegét termékre, vagy szolgáltatásra.

Termékek és szolgáltatások importálása

A termékek importálásához válassza a termék lista jobb felső sarkában található "Műveletek" gombot és a lenyíló menüben kattintson a "Importálás"-ra.
Első lépésben készítsen termékeinek adatairól egy CSV, XLS, vagy XLSX kiterjesztésű fájlt.
Egyszerre maximum 5000 soros táblázat feltöltésére van lehetőség, ennek megfelelően állítsa össze az adatokat.

A megjelenő képernyő bal oldalán a "Nincs fájl kiválasztva" beviteli mezőben lévő +-ra kattintva tallózással keresse meg számítógépén a létrehozott fájlt, majd nyomja meg a Feltöltés gombot. Ha sikerült a feltöltés, akkor az oldal közepén megjelennek a fájl első sorának adatai (kék alapszínnel), jobb oldalon pedig a gomb "Importált fájl törlése" feliratra változik.

A következő lépésben hozzá kell rendelni az upper megfelelő mezőit a fájl egyes oszlopaihoz.
Ehhez a jobb oldali hasábban válassza ki a megfelelő mezőneveket csoportos kijelöléssel (Ctrl vagy Shift billentyűk). Az oszlop alatt a "Kijelölt mezők hozzáadása" gombot megnyomva a középső oszlopban piros színnel megjelennek a hozzárendelni kívánt mezők.
A piros színű mezők sorrendjét fogd és húzd (drag and drop) módszerrel tetszés szerint felcserélheti.

Minden adat mellé húzza a hozzá tartozó mezőnevet, mert így fog bekerülni a rendszerbe!


Miután ezzel elkészült nyomja meg az "Előnézet frissítése" gombot és alul egy táblázatban megtekintheti és ellenőrizheti az importálni kívánt fájl első 50 sorát. Ha a táblázatban megfelelőnek látja az oszlop és a cellák adatait, akkor indíthatja az importálást. Előtte azonban még érdemes eldönteni, hogy mit csináljon az importálás során, ha azonos neveket talál a program a táblázatban. Ezeket választás szerint duplikálhatja, vagy kihagyással elvetheti, azaz csak az első találat fog bekerülni az adatbázisba.

Projektek


Projektek menü

A Projektek menüre kattintva megjelenik összes megnyitott projektjének listája, amiben az utolsó küldött üzeneteket és az ahhoz csatolt fájlokat láthatja.
Az olvasatlan üzeneteket a sor elején egy kis óra ikon jelzi.

A címsorban a "Nézet" lenyíló menüből választhatja ki mit szeretne látni:

Az üzenetekhez csatolt fájlokat akár a listából közvetlenül is meg tudja nyitni, ha rájuk klikkel.
A projekt nevére kattintva pedig közvetlenül belép az adott projekt úgynevezett üzenőfalára.

Ügyfelét innen tudja meghívni, hogy csatlakozzon a létrehozott projekthez!


A jobb oldali oszlopban találja a projekt adatait. Az ügyfél csatlakozása az itt látható projekt azonosító alapján történik.
A meghíváshoz egyszerűen kattintson az alatta lévő "Küldés email-ben" linkre és egy kitöltött email sablon üzenet fog megjelenni a felbukkanó ablakban, ami személyre szabottan tartalmazza az ügyfél belépéshez szükséges adatait. Ezt tetszés szerint módosíthatja és azonnal el is küldheti a hozzá rendelt email címre.

Természetesen a már megszokott módon itt is láthatja jobb oldalon az ügyfél adatait, kapcsolattartók adatait, vagy egyből beléphet az adatok szerkesztéséhez is. Felül pedig az ügyfél adatlaphoz hasonlóan megtalálja a legfontosabb teendőket, új teendő, új projekt hozzáadása, új email küldése.

A bal oldalon láthatja eddigi levelezéseiket, alatta pedig a projekthez rendelt teendőket. Nem szükséges azonban legörgetnie az oldal aljára, a jobb oldali felső gombbal tud változtatni a sorrenden attól függően melyik nézetet szeretné megjeleníteni.

Új üzenet küldése
Írja be az üzenet szövegét a Hozzászólás dobozba. Melléklet csatolásához nyomja meg a doboz tetején található "Melléklet" gombot. Ekkor a doboz felett megjelenik az alábbi csatoló felület.

Erre a felületre tudja behúzni (drag and drop) a csatolni kívánt fájlokat, vagy a "Hozzáadás" gombra klikkelve tallózással számítógépéről kiválasztani. Miután minden fájlt csatolt elegendő egyszer megnyomnia a "Feltöltés" gombot, mert ennek hatására az összes fájl feltöltése megtörténik.

A "Feltöltés" gomb megnyomása előtt még törölheti a csatolt fájlokat, de feltöltés után erre már nincs lehetőség!
Ha mégsem szeretné elküldeni a csatolt fájlt, akkor frissítse az oldalt (F5) és ebben az esetben újra kezdheti a fájlok feltöltését.
Figyelem! A frissítéssel a hozzászólás mezőbe beírt tartalom is ki fog ürülni.

Ha befejezte üzenete szerkesztését, akkor nyomja meg az "Üzenet küldése" gombot. Az új üzenet érkezéséről ügyfele email értesítést fog kapni.

Ügyfélszolgálat


Az Ügyfélszolgálat menüre kattintva megjelenik azon ügyfeleinek listája, akiknél az ügyfélszolgálat aktívra van állítva.
A listában ügyfelei utolsó üzeneteit és az azokhoz csatolt fájlokat láthatja.
Az olvasatlan üzeneteket a sor elején egy kis óra ikon jelzi.
Az üzenetekhez csatolt fájlokat akár a listából közvetlenül is meg tudja nyitni, ha rájuk klikkel.
Az ügyfél nevére kattintva pedig közvetlenül belép az adott ügyfél üzenőfalára.

A címsorban a "Nézet" lenyíló menüből választhatja ki mit szeretne látni:

A "Műveletek" lenyíló menü további lehetőségeket kínál:
Az ügyfélszolgálatra belépő ügyfél saját maga állíthatja be, hogy kér-e email értesítést az üzenetekről.
Amennyiben az ügyfél adatlapján engedélyezzük, akkor itt láthatja a vásárlásairól kiállított bizonylatait is.

Ügyfelét innen tudja meghívni, hogy csatlakozzon az ügyfélszolgálathoz!


A jobb oldali oszlopban találja az ügyfél adatait, a kapcsolattartók adatait, vagy egyből beléphet az adatlapra is. Felül pedig az ügyfél adatlaphoz hasonlóan megtalálja a legfontosabb teendőket, új teendő, új projekt hozzáadása, új email küldése.

Az ügyfél csatlakozása az itt látható ügyfélazonosító alapján történik.
A meghíváshoz egyszerűen kattintson az alatta lévő "Küldés email-ben" linkre és egy kitöltött email sablon üzenet fog megjelenni a felbukkanó ablakban, ami személyre szabottan tartalmazza az ügyfél belépéshez szükséges adatait. Ezt tetszés szerint módosíthatja és azonnal el is küldheti a hozzá rendelt email címre.

Az alatta lévő "Aktív" lenyíló menüben tudja aktívvá, vagy inatívvá tenni az adott ügyfél ügyfélszolgálati üzenőfalát. Mellette található a "Bizonylatok látszanak" lenyíló menü, ahol eldöntheti, hogy lehetővé teszi-e, hogy ügyfele a részére eddig kiállított bizonylatait is láthassa, ha belép az ügyfélszolgálatra.

A bal oldalon látja az ügyfelével eddig váltott összes üzenetét, valamint az üzenetekhez csatolt fájlokat.

Új üzenet küldése
Írja be az üzenet szövegét a Hozzászólás dobozba. Melléklet csatolásához nyomja meg a doboz tetején található "Melléklet" gombot. Ekkor a doboz felett megjelenik az alábbi csatoló felület.

Erre a felületre tudja behúzni (drag and drop) a csatolni kívánt fájlokat, vagy a "Hozzáadás" gombra klikkelve tallózással számítógépéről kiválasztani. Miután minden fájlt csatolt elegendő egyszer megnyomnia a "Feltöltés" gombot, mert ennek hatására az összes fájl feltöltése megtörténik.

A "Feltöltés" gomb megnyomása előtt még törölheti a csatolt fájlokat, de feltöltés után erre már nincs lehetőség!
Ha mégsem szeretné elküldeni a csatolt fájlt, akkor frissítse az oldalt (F5) és ebben az esetben újra kezdheti a fájlok feltöltését.

Figyelem! A frissítéssel a hozzászólás mezőbe beírt tartalom is ki fog ürülni.

Ha befejezte üzenete szerkesztését, akkor nyomja meg az "Üzenet küldése" gombot. Az új üzenet érkezéséről ügyfele - amennyiben saját üzenőfalán azt engedélyezte - email értesítést fog kapni.

Bizonylatok


A Bizonylatok menübe belépve láthatja bizonylatainak listáját, alapértelmezésben legelöl az utoljára mentett bizonylatokkal.


A táblázat tetején beállíthatja mely időintervallum bizonylatai szerepeljenek a listában, valamint kiválaszthatja milyen rendezésben szeretné őket megtekinteni: Bizonylatait a táblázat tetejének jobb szélén a fogaskerék ikonra kattintva tudja szűkíteni típusokra:
A listában az egyes bizonylatszámokra kattintva az alábbi tevékenységeket végezheti: Amennyiben csak mentette a bizonylatot, de nem történt meg a nyomtatás, tehát nincs véglegesítve, úgy a bizonylatszám alatt "Nincs véglegesítve" felirat jelenik meg. A szöveg mellett két linket talál, választása szerint kinyomtathatja, vagy email-ben elküldheti ügyfelének. Bármelyik tevékenység végrehajtása után a bizonylat véglegesítettnek minősül.
Ebben a sorban találja még a "Nincs fizetve" és "Fizetve" beállítási lehetőséget is.

Bizonylat létrehozása

Új bizonylat kiállításához a címsor jobb szélén kattintson az "Új bizonylat" gombra.

A rögzített adatokat amíg nem menti addig azok úgynevezett "átmeneti mentés"-re kerülnek, ami azt jelenti, hogy a már megkezdett, de nem lezárt (mentett) bizonylatainak adatai egy hétig számítógépén tárolódnak.

A címsorban található "Törlés" gomb hatására ez az átmeneti mentés törlődik!

A megjelenő űrlapon először válassza ki milyen típusú bizonylatot kíván kiállítani.
Ezek lehetnek:
  • Számla
  • Proforma számla (díjbekérő)
  • Árajánlat
  • Szállítólevél
  • Átvételi elismervény

Alatta adja meg a bizonylat keltét, a teljesítés dátumát, a fizetési határidőt majd válasszon a fizetési módok közül:
  • Átutalás
  • Készpénz
  • Bankkártya
  • Utánvét
Amennyiben deviza számlát szeretne kiállítani, úgy a jobb oldalon először a lenyíló menüből válassza ki a kívánt devizanemet, majd a megjelenő bekérő mezőbe írja be az árfolyamot.

Az ügyfél kiválasztásához a vásárló név bekérő mezőbe kezdje el beírni a keresett nevet. A bekérő mező alatt megjelenő találati ablakból válassza ki kinek a részére szeretné a bizonylatot kiállítani.

Amennyiben a bekérő mezőbe beírt szöveg után Enter-t nyomott és a találat nem egyértelmű, akkor alul megjelennek a keresési találat eredményei.
Ezek közül a jobb oldalon lévő + gomb megnyomásával, vagy az ügyfél nevére kattintva választhatja ki a megfelelőt.

Válassza ki, hogy milyen áron (kisker/nagyker) szeretné a bizonylatot kiállítani.

A bizonylat fejlécének kitöltése után elkezdheti felvinni az egyes bizonylatsorokat. A bal oldali bekérő mezőben adhatja meg a termék nevét, esetleg vonalkódját, vagy cikkszámát. A keresés a termékek között az ügyfélhez hasonló módon történik.

A termék adatai a kiválasztást követően automatikusan bekerülnek a bizonylatsorokba. Az egyes sorokban tetszőlegesen megváltoztathatja annak adait. Amennyiben árat, vagy mennyiséget változtat, úgy ügyeljen arra, hogy ha a bekérő mezőt nem az Enter billentyű leütésével hagyta el, akkor előfordulhat, hogy nem frissülnek a már kiszámított összegek. Ebben az esetben használja a "Frissítés" gombot, aminek hatására minden a bizonylaton szereplő összeg újra számítódik.

Ha bármelyik bekérő mező módosul, akkor egy bordó keret jelenik meg körülötte. Ez azt jelenti, hogy az a módosítás nem került még átmeneti mentésre.
A "Frissítés" gomb megnyomására az összes bordó keretes bekérő mező egyszerre mentésre kerül.

Minden terméksorhoz fűzhető külön megjegyzés, amit a termék neve alatt talál.
Bizonylatsort a termék nevére kattintva tud eltávolítani.

A bizonylatsorok alatt lehetősége van megjegyzés fűzni a bizonylat fejlécéhez és láblécéhez.

Legalul pedig ellenőrizheti milyen ügyfél adatokkal állította ki a bizonylatot.

A "Mentés" gombra nyomva még egyszer ellenőrizheti a kiállítani kívánt bizonylat adatait egy felbukkanó összefoglaló ablakban. Ebben lehetősége van azonnal kifizetettre állítani a bizonylat státuszát, vagy közvetlenül átléphet a raktár kiadás készítéséhez.

Raktár


A Raktár menübe belépve láthatja mozgás bizonylatainak listáját, alapértelmezésben legelöl az utoljára mentett bizonylatokkal.


A táblázat tetején beállíthatja mely időintervallum bizonylatai szerepeljenek a listában, valamint kiválaszthatja milyen rendezésben szeretné őket megtekinteni: Bizonylatait a táblázat tetejének jobb szélén a fogaskerék ikonra kattintva tudja szűkíteni típusokra:
A kiállított kiadási bizonylatokat a listában szereplő bizonylatszámra kattintva tudja törölni.
Bevételezési bizonylat törlésére nincs lehetőség, ezt korrekciós bizonylat kiállításával tudja megtenni.

Raktár mozgás

Új mozgás bizonylat kiállításához a címsor jobb szélén a mozgás irányától függően kattintson az "Új bevételezés" vagy az "Új kiadás"gombokra.

A rögzített adatokat amíg nem menti addig azok úgynevezett "átmeneti mentés"-re kerülnek, ami azt jelenti, hogy a már megkezdett, de nem lezárt (mentett) bizonylatainak adatai egy hétig számítógépén tárolódnak.

A címsorban található "Törlés" gomb hatására ez az átmeneti mentés törlődik!

A két bizonylat kiállításának módja megegyezik, ezért egy kiadási bizonylat elkészítésén keresztül mutatjuk be ennek működését.
Először adja meg a mozgás bizonylat kiállításának dátumát.

Az ügyfél kiválasztásához a vásárló név bekérő mezőbe kezdje el beírni a keresett nevet. A bekérő mező alatt megjelenő találati ablakból válassza ki kinek a részére szeretné a bizonylatot kiállítani.

Ha raktárkészlet korrekcióról állít ki bizonylatot, akkor ne adjon meg ügyfélnevet, hanem helyette az elkülönített kezelés érdekében jelölje be a korrekció négyzetet!


Amennyiben a bekérő mezőbe beírt szöveg után Enter-t nyomott és a találat nem egyértelmű, akkor alul megjelennek a keresési találat eredményei.
Ezek közül a jobb oldalon lévő + gomb megnyomásával, vagy az ügyfél nevére kattintva választhatja ki a megfelelőt.

Válassza ki, hogy milyen áron (kisker/nagyker) szeretné a bizonylatot kiállítani.

A bizonylat fejlécének kitöltése után elkezdheti felvinni az egyes bizonylatsorokat. A bal oldali bekérő mezőben adhatja meg a termék nevét, esetleg vonalkódját, vagy cikkszámát. A keresés a termékek között az ügyfélhez hasonló módon történik.

A termék adatai a kiválasztást követően automatikusan bekerülnek a bizonylatsorokba. Az egyes sorokban tetszőlegesen megváltoztathatja annak adait. Amennyiben árat, vagy mennyiséget változtat, úgy ügyeljen arra, hogy ha a bekérő mezőt nem az Enter billentyű leütésével hagyta el, akkor előfordulhat, hogy nem frissülnek a már kiszámított összegek. Ebben az esetben használja a "Frissítés" gombot, aminek hatására minden a bizonylaton szereplő összeg újra számítódik.

Ha bármelyik bekérő mező módosul, akkor egy bordó keret jelenik meg körülötte. Ez azt jelenti, hogy az a módosítás nem került még átmeneti mentésre.
A "Frissítés" gomb megnyomására az összes bordó keretes bekérő mező egyszerre mentésre kerül.

Minden terméksor alatt megjelennek az adott termék adatai, raktár mennyiség, kisker/nagyker egységár.
Bizonylatsort a termék nevére kattintva tud eltávolítani.

Raktárkészlet

Az aktuális raktárkészlet megtekintéséhez kattintson a címsor jobb szélén a "Raktárkészlet" gombra.

A lenyíló menüből tudja kiválasztani mely oszlopok szerepeljenek a táblázatban:

  • Összes oszlop látszik
  • Kisker látszik
  • Nagyker látszik
A táblázat soraiban a terméknévre kattintva közvetlenül tudja szerkeszteni az adott terméket.
A terméknév alatt mindig az utolsó beszerzési ár látható.

A táblázat sorai mutatják az aktuális készlet mennyiségét, ennek tényleges beszerzési értékét, valamint választás szerint a jelenlegi kisker/nagyker értéket és az értékesítés várható kisker/nagyker hasznát. A táblázat fejlécében pedig ezek összesített értékei szerepelnek.

Figyelem, a raktárkészletben a szolgáltatás típusú termékek nem látszanak!

Kimutatások


Részletes kimutatások lekéréséhez válassza a "Kimutatások" menüpontot.

A címsor jobb szélén lévő "Raktár"/"Bizonylatok" feliratra kattintva tud választani, mely bizonylatairól kíván kimutatásokat készíteni.

Az előtte lévő "Bizonylatok" lenyíló menüből pedig a lekérdezés típusát határozhatja meg:
Az elkészült kimutatásokat a felső menüsorból tudja kinyomtatni, vagy Excel fájlba exportálni!

Kimutatások - Bizonylatok

A felső címsor jobb szélén a "Bizonylatok" feliratra kattintva az eddig kiállított bizonylatairól tud tetszőleges időszakra kimutatásokat készíteni.
A lekérdezéshez először adja meg a megtekinteni kívánt időszak dátumtól dátumig határait.
Majd határozza meg a lekérdezés szempontjait:

  • Bizonylat típusok:
    • Összes bizonylat
    • Számlák
    • Számlák - fizetve
    • Számlák - nincs fizetve
    • Proformák
    • Árajánlatok
    • Szállítólevelek
    • Átvételi elismervények
    • Számlák és szállítólevelek
  • Fizetési mód:
    • Összes fizetési mód
    • Átutalás
    • Készpénz
    • Bankkártya
    • Utánvét
  • Devizanem: HUF / EUR / GDP / USD

  • Grafikai (chart) kimutatás:
    • Nincs chart
    • Chart napi bontás
    • Chart heti bontás
    • Chart havi bontás
    • Chart éves bontás

Attól függően milyen kimutatást választottunk tetszőleges számú ügyfél és/vagy termék címkék adhatóak meg, ezzel tovább pontosítva a lekérdezést.

Ha egy konkrét ügyfél és/vagy termék bizonylatait szeretné látni, akkor használja az alatta lévő ügyfél és/vagy termék megnevezés keresési mező(ke)t.

A keresési szempontok változtatásával egyidejűleg alul a kimutatás eredményeit tartalmazó táblázat automatikusan frissülni fog és mindig az aktuális lekérdezést fogja mutatni.

Amennyiben bizonylatokra, vagy bizonylatsorokra készít kimutatást, úgy a táblázatban a bizonylatszámra kattintva a lenyíló menüből lehetősége van a bizonylat előnézetet megtekinteni, vagy email-ben elküldeni azt.

Az összetartozó bizonylatsorok a táblázatban azonos háttérszínnel szerepelnek.

Chart kimutatások:

Ha a grafikai kimutatás egyes elemeire húzza a kurzort, akkor a felbukkanó buborékokban további számszerű információkat talál.

A jobb oldalon található dobozban az egyes jelölő elemekre kattintva tudja eltávolítani, vagy hozzáadni az adott grafikus elemeket a diagramhoz.

Kimutatások - Raktár

A felső címsor jobb szélén a "Raktár" feliratra kattintva az eddig kiállított mozgás bizonylatairól tud tetszőleges időszakra kimutatásokat készíteni.
A lekérdezéshez először adja meg a megtekinteni kívánt időszak dátumtól dátumig határait.
Majd határozza meg a lekérdezés szempontjait:

  • Bizonylat típusok:
    • Bevételezések
    • Kiadások
  • Korrekció tartalma szerint:
    • Korrekciót nem tartalmazza
    • Korrekciót tartalmazza
  • Grafikai (chart) kimutatás:
    • Nincs chart
    • Chart napi bontás
    • Chart heti bontás
    • Chart havi bontás
    • Chart éves bontás

Attól függően milyen kimutatást választottunk tetszőleges számú ügyfél és/vagy termék címkék adhatóak meg, ezzel tovább pontosítva a lekérdezést.

Ha egy konkrét ügyfél és/vagy termék bizonylatait szeretné látni, akkor használja az alatta lévő ügyfél és/vagy termék megnevezés keresési mező(ke)t.


A keresési szempontok változtatásával egyidejűleg alul a kimutatás eredményeit tartalmazó táblázat automatikusan frissülni fog és mindig az aktuális lekérdezést fogja mutatni.

Az összetartozó bizonylatsorok a táblázatban azonos háttérszínnel szerepelnek.

Chart kimutatások:

Ha a grafikai kimutatás egyes elemeire húzza a kurzort, akkor a felbukkanó buborékokban további számszerű információkat talál.


A jobb oldalon található dobozban az egyes jelölő elemekre kattintva tudja eltávolítani, vagy hozzáadni az adott grafikus elemeket a diagramhoz.


Fejlesztések


Ebben a fejezetben találja meg a hamarosan várható fejlesztéseket, új funkciókat.

A következő - jelenleg fejlesztés alatt álló - elérhető tevékenységek: A megvalósítás a tesztelés során kapott visszajelzések és az időközben felmerült igények alapján, nem feltétlenül ebben a sorrendben történik.